 Foto: UdK Berlin
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Handbuch
Handbuch und Newsletter für Redakteurinnen und Redakteure
Wie Sie sicherlich wissen, gibt es zum Nachschlagen und für erste Fragen rund um die Website ein Online-Handbuch unter https://manual-tp3.udk-berlin.de/
Wir sind ständig dabei, dieses Handbuch auf Grundlage der Kommunikation mit Ihnen zu verbessern. In unserem Newsletter geben wir praktische Tipps und kurze Hinweise, oft mit dem Verweis aufs Handbuch. Wir freuen uns über jegliche Art von Feedback - sei es, dass Sie bestimmte Artikel hilfreich fanden, aber auch, wenn Sie sich eine verständlichere Art der Darstellung wünschen. Sie können uns auch gerne Vorschläge für Themen zukommen lassen. All dieses gerne per Mail an:
ursula.hennig@intra.udk-berlin.de
zum Handbuch
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Newsletter
Erweitern Sie Ihre Empfängerliste durch gesammelte E-Mail-Kontakte
Wie Sie einen Newsletter beantragen und ihn später nach Ihren Vorstellungen erstellen und füllen können, finden Sie Schritt für Schritt im Handbuch. Normalerweise füllt sich die Empfängerliste automatisch, indem sich Interessenten mit ihrer Mailadresse in einem Anmeldeformular auf Ihrer Website eintragen und dann eine E-Mail erhalten, die sie mit einem Klick aktiv bestätigen müssen (das so genannte "Double-Opt-in-Verfahren"). Es kann nun aber sein, dass Sie - vielleicht bei bestimmten Veranstaltungen - Listen ausgelegt haben, in denen sich Personen eintragen konnten, die Ihren Newsletter erhalten wollen.
Für diesen Fall gibt es die Möglichkeit, die Empfängerliste händisch zu erweitern. Diese Funktion ist aber direkt mit dem Admin-Status verbunden - d.h. Sie können es nicht selbst tun. Der Ablauf ist folgender:
1. Sie erstellen eine Excel-Liste, die nur ein Feld mit den gewünschten Mail-Adressen enthält.
2. Sie schicken diese Liste an cms-support@udk-berlin.de. Wir werden uns dann bemühen, die Empfängerliste schnell zu aktualisieren. Vergessen Sie dabei bitte nicht, den Namen Ihres Newsletters zu nennen - sonst landen die Adressen vielleicht in der falschen Adressenliste!
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Website / Bildbearbeitung
Welches Bildformat ist das Richtige für Ihren Zweck?
Der generelle Umgang mit Bildern und Dateien, deren Speicherort und Einbindung, ist bereits im Handbuch für Sie zusammengefasst.
Ob ein .gif, oder ein .jpg oder aber ein .png das richtige Bildformat für Sie ist, lässt sich schnell feststellen:
.gif eignet sich am besten für Bilder mit geringem Farbspektrum (Bsp. Logo),
.jpg ist die generelle Formatierung für Fotos aller Art und
.png ist dann für Sie interessant, wenn Sie einen Text auf das Bild einfügen möchten.
Noch ein wichtiger Hinweis zur Bildgröße: Unabhängig vom Format muss die Bilddatei eine Größe von 900 x 600 px mindestens haben - dies entspricht einem Verhältnis von 3:2. Natürlich können Sie auch eine größere Bilddatei verwenden, Sie sollten das Größenverhältnis dabei aber beibehalten.
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Website
Hilfe, meine Seite wird nicht gefunden!
Oder: Was mache ich, damit meine Seite bei den Suchergebnissen an vorderer Stelle steht?
Es gibt ganze Websites, die sich nur mit der Wirkungsweise von Suchmechanismen beschäftigen. Erschwerend kommt hinzu, dass z. B. Google auch nur bedingt offenlegt, wie seine Suche funktioniert. Trotz allem lassen sich aber zwei wichtige Grundsätze beschreiben.
1. Je kürzer ein Seitentitel ist, umso mehr Priorität wird ihm von der Suche zugemessen. Also: "crescendo" kommt vor "crescendo, das Musikfestival der UdK Berlin".
2. Optimal sind kürzere Texte, in denen das Wort, von dem Sie wollen, dass man mit ihm die Seite findet, mehrfach auftaucht. Übertreiben Sie es aber nicht - taucht es zu oft auf, wird die Seite als Spam kategorisiert und aus den Suchergebnissen ausgeschlossen.
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Online-Kalender
Copyright-Angaben nicht vergessen!
Der Vorteil der dezentralen Befüllung des UdK-Kalenders liegt unter anderem darin, dass Sie auf Ihre Veranstaltungen zugeschnittenes Bildmaterial verwenden können. Wir freuen uns sehr, dass dadurch der Kalender äußerst ansprechend geworden ist.
Wir haben nur eine Bitte: Denken Sie immer an das Eintragen des Fotografen oder der Fotografin in das Feld "Metadaten" beim Bild selbst! Viele Veranstaltungen sind inzwischen Teil unseres regelmäßig erscheinenden UdK-Newsletters geworden. Wenn Sie aber die Quelle / das Copyright nicht am Bild selbst eingetragen haben, wird das Bild im Newsletter selbst nicht angezeigt, und die Kolleginnen aus der Redaktion müssen in mühseliger Kleinarbeit zunächst das Bild recherchieren und dann die Quelle eintragen.
Klicken Sie also unmittelbar nach dem Hochladen des Bildes auf den Stift am rechten Rand. Es öffnet sich dann folgendes Fenster: Hinter dem Reiter "Metadaten" (1) verbirgt sich ein weiteres Fenster, in dem Sie bei "Ersteller" das Copyright eingeben können.
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 Foto: Udk Berlin
Einfügen von Copyright-Angaben beim Bild
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Personenverzeichnis
Wie lege ich eine englische Version des deutschen Eintrags im Personenverzeichnis an?
Auch im Personenverzeichnis ist das Vorhandensein einer deutschen Seite Grundbedingung für das Anlegen einer englischen Version. Gehen wir also davon aus, dass die deutsche Version bereits existiert: Sie gehen in den RSM Person Manager und filtern die gewünschte Person heraus. Dann klicken Sie auf das "Bearbeiten" - Symbol und erhalten dann in etwa folgendes Fenster. Klicken Sie nun auf "Englisch". Die deutschen Angaben werden automatisch übernommen und können nun durch die entsprechenden englischen Texte ausgetaucht werden.
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 Foto: UdK Berlin
Englische Version beim Personeneintrag anlegen
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