Service-Bereich: Von der Idee zum Drittmittelprojekt

Sie haben eine Projektidee und möchten Ihr Vorhaben mit Hilfe von bundesweiten oder internationalen Förderprogrammen finanzieren und an der UdK Berlin umsetzen? 
Sollten Sie noch auf der Suche nach einem geeigneten Förderprogramm sein, finden Sie neben einer ausführlichen Übersicht relevanter Fördermöglichkeiten auf unseren Seiten auch hilfreiche Links für die Recherche.

Antragsprozess

Der Antragsprozess für Drittmittelprojekte an der UdK Berlin ist ein mehrstufiger Prozess, der Vorbereitung und Abstimmung erfordert.

Er beginnt mit der frühzeitigen Anmeldung der Projektidee im ‚Referat Fördermittel und Kooperationen (FM)‘ und bei der Fakultätsverwaltungsleitung, gefolgt von einer Beratung durch die Fördermittelstelle; u.a. zu Kostenkalkulation und Richtlinien.

Die Kostenkalkulation umfasst folgende Kostenarten:

  • Personalkosten (z.B. für wissenschaftliche, künstlerische und administrative Mitarbeiter*innen oder studentische Hilfskräfte)
  • Sachkosten (z.B. für Geräte, Reisekosten, Honorare, Verbrauchsmaterial, Dienstleistungen, Raummieten, Ausstattung, Publikationskosten)
  • Overhead / Gemeinkostenpauschale (für Infrastrukturnutzung und administrative Abwicklung)

Nachdem die Antragsunterlagen vollständig erarbeitet sind und vorliegen wird mittels einer kurzen Projektzusammenfassung durch FM die erforderliche Mitzeichnung der Hochschulleitung in die Wege geleitet. Erst dann kann der Antrag eingereicht werden.

Mit der rechtsverbindlichen Mitzeichnung der Hochschulleitung schließt das Antragsverfahren ab und die Fördermittelstelle oder die Projektleitung kann den Antrag online oder postalisch einreichen.

Personaleinstellung

Ihr Antrag hat Aussicht auf Bewilligung und Sie planen Personaleinstellungen?

Da häufig zwischen Bewilligung und Projektstart wenig Zeit bleibt, beachten Sie bitte, dass die Einstellungsverfahren an der UdK Berlin circa 15-18 Wochen in Anspruch nehmen. Unter bestimmten Voraussetzungen können Sie diesen Prozess beschleunigen und auf öffentliche Stellenausschreibungen verzichten oder den Ausschreibungsvorgang vorbehaltlich der Mittelzusage bereits im Vorfeld in Gang setzen.

In jedem Fall müssen Einstellungsanträge für Neueinstellungen, Weiterbeschäftigungen oder Aufstockungen von Personal mit dem Personalreferat abgestimmt, Fragen zur Eingruppierung und einzureichende Unterlagen geklärt werden. Hierbei unterstützt Sie Ihre Fakultätsverwaltung. Unser Leitfaden zum Personaleinstellungsverfahren listet alle zu bedenkenden Schritte auf.

Der Antrag wird bewilligt,

wie geht es an der UdK weiter?

1. Der Hochschulleitung der UdK Berlin oder der Projektleitung wird der Zuwendungsbescheid zugestellt und an das Referat für Fördermittel und Kooperationen übergeben.

2. Falls der Mittelgebende Kürzungen an der ursprünglichen Antragssumme vorgenommen hat, unterstützen wir Sie bei der Frage, an welcher Stelle Einsparungen der Personal- oder Sachmittel möglich sind, und setzen eine entsprechend aktualisierte Finanzkalkulation auf.

3. Das Referat für Fördermittel und Kooperationen hält die bewilligte Fördersumme sowie zusätzliche, ausführliche Projektinformationen wie die steuerliche und rechtliche Einordnung in einer Projektzusammenfassung fest.

4. Projektleitung und Fakultätsverwaltung klären die nötigen Haushaltsbefugnisse, bis zu welcher Höhe welche Person Ausgaben tätigen und Rechnungen ‚sachlich-/rechnerisch richtig‘ zeichnen darf und ergänzen die Person mit Haushaltsbefugnis in der Projektanzeige.

Mit Ihrer Freigabe der Projektanzeige bestätigen Sie als Projektleiter*in, dass die bewilligten Mittel entsprechend den gesetzlichen Haushaltsbestimmungen verausgabt werden, und übernehmen die Verantwortung für die vom Mittelgeber gestellten Bedingungen – auch gegenüber weiteren Projektbeteiligten und -partner*innen.

5. Die Kolleg*innen der Drittmittelverwaltung übernehmen und nennen Ihnen die Ansprechperson für die finanzielle Abwicklung. Die*der Drittmittelsachbearbeiter*in richtet eine Projektnummer und ein Projektkonto für die Budgetsteuerung ein und begleitet Sie über den gesamten Projektverlauf vom Mittelabruf über Umwidmungen bis zum Schlussverwendungsnachweis.

6. Bei Verbundprojekten verlangt der Mittelgebende in der Regel mit der Bewilligung noch den Abschluss eines Kooperationsvertrags innerhalb von drei Monaten zwischen den Projektpartnern. Diesen stimmt das Referat für Fördermittel und Kooperationen mit Ihnen und den Verbundpartner*innen ab.

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