Sie planen eine Kooperation mit privatwirtschaftlichen Akteur*innen - etwa ein Sponsoring für ein Studienprojekt, eine Auftragsforschung, eine Dienstleistung oder eine Verbundvereinbarung?

Die Vertragsgestaltung besteht aus mehreren internen Schritten, bei denen wir Sie gern unterstützen: 

Kommen Sie bitte frühzeitig auf uns zu, wir beraten Sie bei der Auswahl der passenden Vertragsform (z.B. Spende, Sponsoring, Auftragsforschung, Dienstleistung o.a.).

Wir prüfen steuerrechtliche Aspekte, stimmen den Entwurf intern ab und besprechen mit Ihnen den Mitteleinsatz, z.B. für

• Personalkosten (z.B. für Mitarbeiter*innen oder Hilfskräfte)
• Sachkosten (z.B. für Geräte, Reisekosten, Honorare, Material)
• Overhead / Gemeinkostenpauschale (für Infrastruktur und Verwaltung)
• ggf. Steuern (Umsatzsteuer und mglw. Ertragsteuer)

Projektzusammenfassung & Vertragsabschluss: Wir fassen die Vertragsinhalte für die künftigen Akteure in der UdK (Dritmittelverwaltung, Fakultätsleitung, Sie als Projektleitung) zusammen, klären die finanztechnische Zuständigkeit und holen die rechtsverbindliche Unterschrift der Hochschulleitung unter das Vertragsoriginal ein.

Bitte planen Sie für den gesamten Prozess ausreichend Vorlauf.

Nehmen Sie gern Kontakt zu uns auf, wir begleiten Sie durch alle Schritte.

Wenn Sie mit den eingeworbenen Mitteln Personal finanzieren wollen, beachten Sie bitte, dass das Einstellungsverfahren an der UdK Berlin circa 15 bis 18 Wochen in Anspruch nimmt. Unter bestimmten Voraussetzungen können Sie diesen Prozess beschleunigen und auf öffentliche Stellenausschreibungen verzichten. Einstellungsanträge für Neueinstellungen, Weiterbeschäftigungen oder Aufstockungen von Personal müssen mit dem Personalreferat abgestimmt, Fragen zur Eingruppierung und einzureichende Unterlagen geklärt werden. Hierbei unterstützt Sie Ihre Fakultätsverwaltung. Ein Leitfaden zum Personaleinstellungsverfahren  listet alle zu bedenkenden Schritte auf.

Bei privatwirtschaftlichen Kooperationen kann es im Rahmen von Betriebsprüfungen der UdK Berlin durch den Bundesrechnungshof zu Nachkontrollen kommen. Die Finanzverwaltung orientiert sich dabei im Wesentlichen am Inhalt des Vertrages und nicht nur bspw. an der Zielgruppe der Veranstaltung. Die Prüfungen der Finanzverwaltung finden in der Regel einige Jahre nach Projektende  statt, daher müssen alle wesentlichen Aspekte auch noch im Nachhinein nachvollziehbar sein. Insofern bitten wir Sie, vor allem bei Verträgen, die steuerrelevant sind, wie aktives Sponsoring und Dienstleistungen, alle relevanten Ausgaben sorgfältig zu dokumentieren und abzurechnen.