Von der Idee zum Kooperationsvertrag

Wenn Sie planen mit privatwirtschaftlichen Akteur*innen zusammenzuarbeiten, etwa um Sponsor*innen für ein Studienprojekt zu finden oder um Auftragsforschung umzusetzen, erhalten Sie hier die nötigen Informationen, die Sie Schritt für Schritt zum Vertragsabschluss führen. 

1. Sie informieren Ihre Verwaltungsleitung mit der Projektanmeldung 

Ihre geplante Kooperation melden Sie bitte so früh wie möglich bei der Verwaltungsleitung Ihrer Fakultät/Einrichtung an. Hierfür steht das Formular Projektanmeldung im Intranet (unter Finanzen/Vordrucke Referat für Fördermittel) bereit, mit dem Sie erste absehbare Eckdaten zur ungefähren Finanzierung oder dem geplanten  Projektzeitraum zusammenfassen. 

2. Das Referat für Fördermittel und Kooperationen stimmt einen Vertragsentwurf ab

Es sind unterschiedliche Kooperationsformate mit Unternehmen oder Einzelpersonen möglich, zu denen Sie hier ausführliche Informationen im Überblick erhalten:

  • Spende
  • Sponsoring
  • Konzertauftritt
  • Experimentelles Studienprojekt
  • Koproduktion
  • Auftragsforschung
  • Dienstleistung

Im Referat für Fördermittel und Kooperationen liegen Musterverträge für die verschiedenen Kooperationsmöglichkeiten vor. Wir beraten Sie, welche Vertragsform in Frage kommt, prüfen steuerrechtlich relevante Auswirkungen und stimmen in Rücksprache mit dem Justitiariat der UdK Berlin einen Entwurf mit den Vertragspartner*innen ab.

Sofern die Vertragspartner*innen kein vorheriges Angebot verlangen, ersetzt dieser erste Vertragsentwurf in der Regel die Angebotserstellung.

3. Finanzkalkulation

Neben der vertraglichen Ausarbeitung müssen intern die Projektkosten aufgeschlüsselt werden, darunter fallen:

  • Personalkosten (wissenschaftliche, künstlerische und administrative Mitarbeiter*innen oder studentische Hilfskräfte)
  • Sachmittel (Geräte, Reisekosten, Honorare, Verbrauchsmaterial, Dienstleistungen, Publikationen etc.)
  • Gemeinkostenpauschale: zusätzlich ist ein Gemeinkostenanteil einzuplanen für die Infrastrukturnutzung und administrative Abwicklung des Vorhabens durch die Hochschule und zur Vermeidung von Quersubventionierung, da Sie im Rahmen der Hochschulförderung im privatwirtschaftlichen Wettbewerb auftreten
  • Steuern: wird die UdK Berlin – wie in etlichen weiter oben skizzierten Kooperationsformaten – wirtschaftlich tätig, müssen Steuern (USt. derzeit 19% und Ertragsteuern derzeit ca. 30% vom Gewinn eines Projektes) abgeführt werden

4. Das Referat für Fördermittel und Kooperationen erstellt eine Projektanzeige

Wir informieren mit einer zusammenfassenden Projektanzeige alle beteiligten Stellen in der (de-)zentralen Verwaltung über Ihre geplante Kooperation und holen das Einverständnis der Hochschulleitung für den Vertragsabschluss ein.  Die Projektanzeige hält zudem fest, welcher Bereich aus finanztechnischer Sicht z.B. für die Rechnungslegung zuständig ist:

  • die Fakultätsverwaltungen: für Spenden  und Verkäufe
  • Ansprechperson im Haushaltsreferat für Steuerfragen bei steuerrelevanten Projekten wie aktiven Sponsorings

5. Der Vertrag kann abgeschlossen werden

Mit ihrer Freigabe der Projektanzeige gibt die Hochschulleitung ihr Einverständnis zum Vertragsabschluss. Bitte beachten Sie, dass in der Regel rechtsverbindlich nur die Hochschulleitung Verträge unterzeichnen darf.

Planen Sie für die gesamte Vertragsgestaltung und -abwicklung bitte ausreichend Vorlaufzeit ein und reichen Sie alle notwendigen Unterlagen mindestens 3 bis 4 Wochen vor dem gewünschten Unterzeichnungstermin vollständig im Referat für Fördermittel und Kooperationen ein.

Nachkontrollen

Bei privatwirtschaftlichen Kooperationen kann es im Rahmen von Betriebsprüfungen der UdK Berlin durch den Bundesrechnungshof zu Nachkontrollen kommen. Die Finanzverwaltung orientiert sich dabei im Wesentlichen am Inhalt des Vertrages und nicht nur bspw. an der Zielgruppe der Veranstaltung. Die Prüfungen der Finanzverwaltung finden in der Regel einige Jahre nach Projektende  statt, daher müssen alle wesentlichen Aspekte auch noch im Nachhinein nachvollziehbar sein. Insofern bitten wir Sie, vor allem bei Verträgen, die steuerrelevant sind, wie aktives Sponsoring und Dienstleistungen, alle relevanten Ausgaben sorgfältig zu dokumentieren und abzurechnen.