Seedfunding FAQ

Wer kann Mittel beantragen?

Mittel zur Durchführung von Seedfunding-Projekten können nur den jeweiligen Projektverantwortlichen bereitgestellt werden. An der UdK sind Professor*innen und Personen aus dem Mittelbau antragsberechtigt, Künstlerische sowie Wissenschaftliche Mitarbeiter*innen jedoch im Tandem mit einem/einer Professor*in. Die Einhaltung des von der Vergabekommission (Jury) bewilligten Teilbudgets und ggf. ergänzender Auflagen für die Mittelverwendung ist unbedingt zu gewährleisten.

Projektleiter*innen, die bereits in der ersten Förderrunde 2021/2022 Seedfunding für ihr Vorhaben erhalten haben, sind grundsätzlich antragsberechtigt. Dabei gilt:

Ausgehend von der Basis des bereits 2021/2022 geförderten Projekts sollte aus dem neuen Antrag hervorgehen, welcher Fortschritt in der Zwischenzeit erzielt wurde und warum eine Förderung durch das Seedfunding (im Gegensatz zu externen Förderprogrammen) für das Vorhaben wieder sinnhaft ist. Eine Erläuterung kann beigefügt werden, bei welchen externen Stellen dazu bereits eine Förderung angefragt wurde.

Zeitrahmen

Wie lange habe ich nach einer Zusage Zeit, um die Mittel auszugeben?

Die Abrechnung der Mittel sollte zügig innerhalb des angegebenen Realisierungszeitraumes und die Endabrechnung unmittelbar nach Abschluss des Projektes erfolgen. Alle Projekte des laufenden Haushaltsjahres müssen jedoch bis spätestens zum 15. Dezember eines Jahres abgerechnet sein. Wenn sich der bewilligte Projektzeitraum verschiebt, müssen Sie darüber in der Geschäftsstelle Fördermittel informieren.

Mit einer Zusage erhalten Sie ein Schreiben, in dem Sie weitere wichtige Informationen zur Abwicklung Ihres Projektes, ggf. Auflagen und sonstigen Pflichten der Projektbeteiligten entnehmen können.

Bis zu einer Summe von 500€ bitten wir Sie, in Vorleistung zu gehen. Dabei darf jeder einzelne Posten nur jeweils bis zu 150€ betragen – über Einzelfälle entscheidet das Haushaltsreferat. Im Anschluss lassen Sie sich die Auslagen von der UdK Berlin erstatten (Formular „Erstattungsantrag“, zu finden im CMS). Der Abrechnung sind sämtliche Originalbelege/Zahlungsnachweise und eine Zusammenstellung der Aufwendungen beizufügen.

 

Anschließende Erstattung möglich

Bis zu einer Summe von 500€ können Sie  in Vorleistung zu gehen und sich die Auslagen gebündelt über einen Erstattungsantrag von der UdK Berlin erstatten zu lassen. Dabei sollte jeder einzelne Posten nur jeweils bis zu 150€ betragen. Das Formular „Erstattungsantrag“ ist im CMS zu finden. Der Abrechnung sind sämtliche Originalbelege/Zahlungsnachweise und eine Zusammenstellung der Aufwendungen beizufügen.

Mittel korrekt ausgeben

Wo finde ich Hinweise und Richtlinien, wie ich die Mittel korrekt ausgebe?

Diese finden Sie im CMS-Bereich der Website, durch Rückfrage bei Ihrer Fakultätsverwaltung oder in den Q&A dieser Website.

Materialien und Aufträge

Was muss ich beachten, wenn ich Materialien kaufe oder Aufträge (Leistungen an Externe, wie z.B. Transport oder Druckaufträge) vergebe?

Hier müssen Sie das sogenannte Bestellverfahren beachten. Ausgaben können nur im Rahmen des vereinbarten Budgets abgerechnet werden.

Für die Abwicklung von Aufträgen und den Abschluss von Verträgen über Lieferungen und Leistungen gelten die Bestimmungen der Landeshaushaltsordnung und das förmliche Bestellverfahren an der UdK Berlin.

Die rechtsverbindliche Unterschrift für die Auftragsvergabe darf nur von autorisierten Mitarbeiter*innen der ZUV oder der für die Fakultät zuständigen Verwaltungsleitung, (d.h. Mitarbeiter*innen mit sogenannten Befugnissen) geleistet werden. Dies gilt auch für den Abschluss von Verträgen, die eine Zahlungsverpflichtung zu Lasten der UdK begründen. Bitte beachten Sie daher auch folgende Hinweise:

 

  • Angebote müssen an die Universität der Künste Berlin gerichtet sein, Angebote an Privatanschriften können nicht berücksichtigt werden.
    Bei einem Auftragswert bis 1.000 € / netto kann ein sogenannter Direktauftrag vergeben werden. Auch lediglich ein schriftliches Angebot wird akzeptiert, jedoch sind Preise zu vergleichen (z.B. durch Online-Recherche) und das wirtschaftlich-attraktivste Angebot zu wählen (oder zu begründen, warum dieses nicht gewählt wurde).
  • Alle Aufträge ab 150 Euro müssen schriftlich per Bestellschein erteilt werden. Auf dem Bestellschein soll die Projektkennziffer/Projektbezeichnung vermerkt werden. Auf der zweiten (grünen) Ausfertigung des Bestellscheines muss die projektinterne Verantwortlichkeit durch Unterschrift (unten Mitte) dokumentiert werden. Dem Bestellvorgang sollen sämtliche Angebotsunterlagen beigefügt werden. Die Unterlagen sind von der befugten Projektleitung/ Ansprechperson in der Fakultätsverwaltung zu prüfen und sachlich und rechnerisch richtig zu unterschreiben.
  • In besonderen Fällen ist auch die Erstattung verauslagter Beträge (bis 150 € im Einzelfall bzw. bei Vorleistung bis insgesamt 500 €) möglich; die Erstattungsanträge sind online abrufbar und im CMS im Bereich Finanzen/Vordrucke hinterlegt. Auf dem Antragsformular befinden sich Hinweise zum Verfahren. Die Anträge sind eigenhändig zu unterzeichnen und von der Projektleitung zu bestätigen. Die Fakultätsverwaltung bestätigt die sachlich und rechnerische Richtigkeit und leitet im Anschluss  den Vorgang an die Drittmittelsachbearbeiterin im Haushaltsreferat weiter.

Werk-/Honorarverträge

Wie vergebe ich Werk-/Honorarverträge?

Für den Fall, dass im Rahmen von Projektvorhaben Werk- oder Honorarverträge abgeschlossen werden sollen, müssen Inhalt, Umfang und die vorgesehenen Vergütungen für die gewünschten Leistungen spezifiziert werden und das Umlaufformular für Honorar- und Werkverträge ausgefüllt werden. Wenden Sie sich mit Rückfragen an Ihre Fakultätsverwaltung.

Die Fakultätsverwaltung wird den Honorar- oder Werkvertrag und das Umlaufformular Honorar- und Werkverträge nach Prüfung der eingereichten Unterlagen direkt mit der Person abschließen.

Nach Durchführung der Leistung muss die Projektantragsteller*in einen Nachweis über die erbrachte Leistung einreichen bzw. in einer formlosen E-Mail gegenüber der Fakultätsverwaltung bestätigen, dass die Leistung erbracht wurde.

Die/der Vertragsnehmer*in muss eine Rechnung einreichen.

Studentische Hilfskräfte

Wie werden Studentische Hilfskräfte eingestellt oder für das Projekt aufgestockt?

Laufzeit bei Neueinstellung

Für den Abschluss eines aus Haushaltsmitteln finanzierten Erstvertrages mit studentischen Beschäftigten ist grundsätzlich eine Mindestlaufzeit von drei Monaten vorzusehen. Ausnahmen sind nur in begründeten Einzelfällen möglich.

Laufzeit bei Vertragsverlängerungen

Bei Weiterbeschäftigungen von studentischen Beschäftigten über das vierte Semester hinaus, kann der Folgevertrag mit einer Laufzeit von bis zu vier Semestern geschlossen werden.

Vertragsumfang

Der Mindestumfang von aus Haushaltsmitteln finanzierten Verträgen mit studentischen Beschäftigten beträgt i.d.R. 20 Monatsstunden. Der Mindestumfang für die Aufstockung von Verträgen liegt bei 10 Monatsstunden.

Kalkulationsgrundlage:

2022

ab 1.1.22

SHK bis 34 Monatsstunden = 16,73€/ h
ab 35 Monatsstunden = 14,32€/ h

2023

ab 1.1.23

SHK bis 34 Monatsstunden = 16,73€/ h

ab 35 Monatsstunden = 14,33€/ h

Reisekosten

Ich möchte eine Reise durchführen – wie gehe ich vor?

Reisekosten durch Studienfahrten/Exkursionen

Sofern mit der Durchführung des Projektes eine Studienfahrt/Exkursion verbunden ist, muss hierfür rechtzeitig eine schriftliche Genehmigung bei der befugten Projektleitung/ Ansprechperson in der Fakultätsverwaltung beantragt werden, damit Sie versichert sind. Für die Erstattung von Reisekosten und Übernachtungs- sowie Tagegeldern gelten das Bundesreisekostengesetz (BRKG) und die aktuellen Richtlinien zur Durchführung von Dienst-/Studienreisen an der UdK Berlin.

Danach können grundsätzlich nur die Bahnfahrtkosten 2. Klasse erstattet werden bzw. Flüge in der Economy-Class. Es müssen die Belege/Rechnungen/Zahlungsnachweise bei elektronischer Zahlung (z.B. Kontoauszug) für Bahntickets sowie Übernachtungskosten im Original vorgelegt und mit dem Erstattungsantrag abgerechnet werden.

Verkehrsmittel:

  • Deutsche Bahn 2. Klasse (1. Klasse wird nicht erstattet!), Einsatz einer aus privaten Gründen beschafften BahnCard, Netzkarte oder Zeitkarte. Aufgrund der hohen Kostenersparnis sind in der Regel Spartarife zu buchen, auch wenn damit ein höherer Zeitaufwand verbunden ist.
  • Flugreisen bedürfen einer besonderen Genehmigung.
  • Eine Taxi-Benutzung ist nur in Ausnahmefällen möglich, z.B. bei Fahrten zwischen 23.00 und 06.00 Uhr. Bitte Begründung beifügen.

Übernachtungskosten: max. 60,00 € pro Nacht plus Frühstück

Bewirtungskosten

Was gibt es bei der Bewirtung von Gästen aus Oxford zu beachten?

Es können anfallende Bewirtungskosten für Veranstaltungen abgerechnet werden, wenn die Anzahl der externen Gäste (nicht UdK-Angehörige) überwiegt! Bitte Teilnehmerliste (wenn möglich mit Unterschrift der Gäste) mit dem Erstattungsantrag einreichen.

Beschaffungen über 150 € netto bedürfen der Schriftform und es muss vorab das Formular „Bestellschein“ ausgefüllt werden, das Sie in Ihrer Fakultätsverwaltung erhalten. Es muss genehmigt und im Haushaltsreferat über die Drittmittelsachbearbeiterin festgelegt werden. Sie erhalten danach eine Mitteilung, dass der Kauf getätigt werden kann.

Bei Bestellungen im Internet (z.B. Online-Druckereien) ändern sich die Preise oft „über Nacht“, so dass eine zügige Bestellung nötig ist, um Kosten zu sparen. In diesem Fall reichen Sie bitte den Bestellschein mit den Bestellunterlagen direkt nach dem Online-Kauf bei uns ein mit dem Hinweis auf dem Bestellschein, dass die Bestellung bereits online getätigt wurde.

Es müssen drei vergleichbare Angebote eingeholt werden (siehe „Hinweise zu Angeboten“). Bei Bestellungen muss das Formular „Eigenerklärung zur Eignung“ bei Beträgen ab 1.000 € netto von der Firma, bei der die Ware bestellt wird, ausgefüllt und beigefügt werden.

Bewirtungskosten (Getränke, Buffet, Leihgeschirr, Präsente aus dem UdK-Shop für Gäste), der Kostenansatz setzt eine Beteiligung von externen Gästen voraus. Die Veranstaltung muss einen eindeutigen dienstlichen Zweck verfolgen. Es sind die allg. Hinweise in diesem Merkblatt zu beachten.

 

Es gelten folgende Höchstsätze (einschließlich Nebenkosten, gemäß LHO), abzurechnen mit Originalbelegen und unter Angabe des konkreten Anlasses:

  • Studierende u. UdK-interne Personen: Erfrischungen (keine alkoholischen Getränke): 8 €, Stehempfang 16 €
  • Vertreter*innen von extern: Erfrischungen (keine alkoholischen Getränke): 11 €, Stehempfang 21 €

Verzögerungen

Mein Projekt weicht vom ursprünglich bewilligten Zeitraum ab und wird sich verzögern. Wie gehe ich vor?

Wenn sich der bewilligte Projektzeitraum verschiebt, müssen Sie darüber in der Geschäftsstelle Fördermittel informieren. Eine Verschiebung zwischen den Jahren innerhalb des Projektzeitraums ist möglich (Restmittel werden automatisch ins Folgejahr übertragen). Eine Verlängerung der Projektlaufzeit und sonstige Änderungen zum Projektantrag können nur anerkannt werden, wenn sie rechtzeitig, das heißt bis sechs Wochen vor bewilligtem Projektende genehmigt werden. Ein entsprechender Antrag ist der Geschäftsstelle Fördermittel schriftlich einzureichen und ausführlich zu begründen.

Ansprechpartner*innen

Wer sind meine Ansprechpartner*innen?

Zur Beratung in haushaltsmäßigen Angelegenheiten stehen Ihnen die Fakultätsverwaltungsleitungen zur Verfügung. Die jeweiligen Ansprechpartner*innen Ihrer Fakultät/Studiengang finden Sie auf der Website.

Für sonstige Fragen zur Antragstellung und den Bedingungen der Projektförderung stehen folgende Ansprechpartnerinnen zur Verfügung:

Ansprechpartnerinnen in der Antragsphase: Marianne Karthäuser / Julia Warmers

E-Mail: seedfunding.oxford_ @udk-berlin.de, Telefonnummer: 030 3185 2163

 

Zeitpunkt der Einreichung der Unterlagen (Abrechnung) in der Drittmittelverwaltung im Haushaltsreferat:

Die Abrechnungen sind gebündelt zeitnah nach Verausgabung einzureichen, spätestens jedoch bis zum 15.12.2022 für das Haushaltsjahr 2022.

Angebote einholen

Wie muss ein Angebot aufgebaut sein?

Zuerst Anfragen versenden! Bei Verhandlungsvergaben (für Beschaffungen ab 1.000 € netto) müssen vergleichbare schriftliche Angebote bei mindestens drei Bietern angefordert werden.

 

Das Angebot selbst muss folgende Angaben enthalten:

  • Vor- und Nachname
  • Anschrift
  • Telefon und E-Mail
  • Leistungsempfänger: Universität der Künste Berlin, Einsteinufer 43-53, 10587 Berlin
  • Steuernummer und/oder Umsatzsteueridentifikationsnummer
  • zuständiges Finanzamt
  • Bankverbindung:     Kontoinhaber*in, IBAN, BIC
  • Ausstellungsdatum des Angebotes
  • Angebotsnummer
  • Menge und handelsübliche Bezeichnung der angefragten Gegenstände oder die Art und Umfang der sonstigen Leistung
  • Zeitpunkt der Lieferung bzw. Leistung
  • Entgelt und hierauf entfallender Steuerbetrag oder Hinweis auf Steuerbefreiung
  • evtl. sonstige Bedingung wie z.B. Nutzungsrechte

 

Das Formular „Eigenerklärung zur Eignung“ muss bei Beträgen ab 1.000,00 € netto von der Firma, bei der die Ware bestellt wird, ausgefüllt und beigefügt werden. Dies gilt nicht für Honorar- oder Werkverträge, wenn es sich um Leistungen im Rahmen einer freiberuflichen Tätigkeit handelt.

Rechnungen

Hinweise für korrekte Rechnungen

Auf allen Rechnungen müssen die folgenden Angaben zwingend angegeben sein, da sie ansonsten nicht abgerechnet werden können (dies gilt auch bei Bestellungen im Internet):

  • Rechnungsadresse: Universität der Künste Berlin; Einsteinufer 43-53; 10587 Berlin
  • Vollständiger Name und Anschrift der/des Aussteller*in
  • Der konkrete Gegenstand der Lieferung oder der Leistung (Angaben aus dem Honorar- oder Werkvertrag)
  • Bruttobetrag
  • Umsatzsteuer in Prozent und als Betrag oder Hinweis auf Umsatzsteuerbefreiung
  • Nettobetrag
  • Steuernummer und/oder Umsatzsteueridentifikationsnummer
  • Rechnungsnummer
  • Rechnungsdatum
  • Lieferzeitpunkt bzw. Leistungszeitraum
  • Kontoverbindung: Name des Geldinstitutes, IBAN, BIC
  • zuständiges Finanzamt
  • evtl. im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts (Rabatte, Boni, Skonto etc.)

Erstattungsantrag

Formular „Erstattungsantrag“

Die UdK-Verwaltung nutzt für die Erstattung von Sachausgaben einen „Erstattungsantrag“ für die Rückerstattung von vorher ausgelegten Anschaffungen. Dabei ist bei Sachmitteln auf die Begrenzung von 150 € bei Einzelausgaben/Einzelbelegen und 500 € bei zusammengefassten Aufwendungen pro Erstattungsantrag zu achten. Die Erstattungsanträge samt Belegen müssen über Ihre Fakultätsverwaltung eingereicht werden.

Die einzelnen Belege dürfen 150 € nicht überschreiten. Zusammengefasste Aufwendungen sollten jedoch den Gesamtbetrag von 500 € pro Erstattungsantrag nicht übersteigen. Die Aufteilung einer Beschaffung zur Unterschreitung der vorgenannten Betragsgrenze ist nicht zulässig!

Der obere Bereich des Formulars und die Liste der verauslagten Belege müssen vollständig ausgefüllt und unterschrieben eingereicht werden.

Der mittlere Teil (Titel/Einrichtung/Projekt/Institut/ Kostenart/Kostenstelle/Kostenträger) müssen NICHT vom Antragstellenden ausgefüllt werden!

Die Belege müssen im Original beigefügt werden.

  1. Generell muss erkennbar sein, was angeschafft wurde.
  2. Die Erstattung von Pfand, Tragetaschen (o.ä.), Tabakwaren, hochprozentigem Alkohol sowie Trinkgeldern ist nicht möglich.
  3. Bei ungewöhnlichen Anschaffungen, bei denen nicht zu erkennen ist, warum sie benötigt werden, fügen Sie bitte eine kurze, unterschriebene Erklärung bei.
  4. Alle Originalbelege sind nach Datum zu ordnen und fortlaufend zu nummerieren. Kleine Quittungen (Kassenbons etc.) bitte auf DIN A4-Papier aufkleben und gleich kopieren, da die Bons nach kurzer Zeit verblassen. Sollten EC-Belege vorhanden sein, sind diese neben den Bon zu kleben. Online-Belege sind als Original kenntlich zu machen.
  5. Bei allen Zahlungen, die nicht bar bezahlt wurden, ist ein Kontoauszug beizufügen.
  6. Rechnungen und Quittungen sollten einen erkennbaren Projektbezug haben. Darüber hinaus müssen Belege von Quittungsblocks mit dem jeweiligen Firmenstempel/Unterschrift versehen sein.
    Bei Rechnungen muss ein Zahlungsnachweis (z.B. Kontoauszug bzw. ein Vermerk der Firma wie „Betrag bar erhalten“ auf der Rechnung mit Firmenstempel) beigefügt werden.
  7. Benzinquittungen werden in der Regel nur bis 20,00 € pro Erstattungsantrag anerkannt und müssen mit einer Auflistung der Fahrten (wann, von wo nach wo) und einer unterschriebenen Begründung, warum eine Fahrt mit dem PKW erforderlich war, erläutert werden.
  8. Projektgelder sind sparsam und wirtschaftlich zu verwenden!