Alle Organe der Zentralen Universitäsverwaltung (ZUV), den Fakultätsverwaltungen oder sonstigen Bereichen der UdK Berlin unterliegen den Richtlinien über die Aufbewahrung und Aussonderung von Altakten sowie die Archivierung von Urkunden vom 24. März 2025.

Gerne helfen und beraten wir Sie bei Ihren gesetzlichen Abgabepflichten. Häufig gestellte Fragen haben wir für Sie folgend zusammengestellt. Sollten Sie dennoch Fragen haben, schreiben Sie uns gern eine E-Mail an:
archiv_ @udk-berlin.de

... dass Sie verpflichtet sind, Ihre Unterlagen abzugeben?

Alle Organe der UdK Berlin sind gesetzlich dazu verpflichtet, dem Universitätsarchiv Altakten und Urkunden anzubieten, die sie für ihre Aufgaben nicht mehr benötigen und deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Die Unterlagen dürfen nicht zurückgehalten, selbstständig ohne Rücksprache vernichtet oder ansersweitig veräußert werden werden.

... dass Ihre Unterlagen möglicherweise archivwürdig sind?

Jede abgegebene Akte wird vom Universitätsarchiv nach fachlichen Kriterien auf Archivwürdigkeit geprüft. Die Bewertung erfolgt im Austausch mit Ihnen als abgebende Stelle. Den Mitarbeiter*innen des Universitäsarchivs müssen hierfür Einsicht in Ihre Unterlagen erhalten.

... dass Sie weiterhin Zugang zu Ihren Altakten behalten?

Damit wir Sie schnell und gezielt mit Informationen aus Ihren alten Unterlagen versorgen können, benötigen wir einige Angaben zu den abgegebenen Unterlagen. Ein von Ihnen ausgefülltes Ablieferungsverzeichnis hilft uns, das abgegebene Material einfacher zu bewerten und zu dokumentieren. So erhalten Sie auch in Zukunft schneller Zugriff auf Ihre Bestände.

Das Formular für das Ablieferungsverzeichnis finden sie hier. Dieses können Sie gern digital, aber auch analog ausfüllen.

...dass bestimmte Unterlagen besonders interessant für das Universitätsarchiv sind?

Von Interesse sind Unterlagen aus den Geschäftsprozessen des Präsidiums, zentraler universitärer Gremien, der Zentralen Universitätsverwaltung (ZUV), der Fakultäten, der Institute und Einrichtungen der UdK Berlin sowie von sonstigen UdK Berlin nahen Einrichtungen. Archivwürdig sind nicht nur klassische Akten, sondern auch elektronische Dokumente, Dateiablagen, Datenbanken, Flugschriften, Karten, Pläne, Zeichnungen, Plakate, Film-, Bild- und Tonmedien.