Alle in der Zentralen Universitätsverwaltung (ZUV), den Fakultäten, Instituten und sonstigen Einrichtungen entstehenden analogen und elektronischen Unterlagen, sind Eigentum der UdK Berlin. Sie müssen nach dem Archivgesetz des Landes Berlin § 4 Abs. 1 dem Universitätsarchiv unverändert zur Übernahme angeboten werden.

Die gesetzlichen bzw. die von der anbietenden Stelle festgelegten, sonstigen Aufbewahrungsfristen finden Sie im Intranet in den Richtlinien über die Aufbewahrung und Aussonderung von Altakten sowie die Archivierung von Urkunden vom 24. März 2025.

Gerne helfen und beraten wir Sie bei Ihren Abgabepflichten. Häufig gestellte Fragen haben wir für Sie folgend zusammengestellt. Sollten dennoch Unklarheiten bestehen, schreiben Sie uns gerne eine E-Mail an:
archiv_ @udk-berlin.de

... dass Sie verpflichtet sind, Ihre Unterlagen abzugeben?

Alle Organe der UdK Berlin sind gesetzlich dazu verpflichtet, dem Universitätsarchiv Altakten und Urkunden anzubieten, die sie für ihre Aufgaben nicht mehr benötigen und deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Die Unterlagen dürfen nicht zurückgehalten, selbstständig ohne Rücksprache vernichtet oder andersweitig veräußert werden.

... dass Ihre Unterlagen möglicherweise archivwürdig sind?

Jede abgegebene Akte wird vom Universitätsarchiv nach fachlichen Kriterien auf Archivwürdigkeit geprüft. Die Bewertung erfolgt im Austausch mit Ihnen als abgebende Stelle. Die Mitarbeiter*innen des Universitäsarchivs müssen hierfür uneingeschränkt Einsicht in Ihre Unterlagen erhalten.

... dass Sie weiterhin Zugang zu Ihren Altakten behalten?

Damit wir Sie schnell und gezielt mit Informationen aus Ihren alten Unterlagen versorgen können, benötigen wir einige Angaben zu diesen. Ein von Ihnen ausgefülltes Ablieferungsverzeichnis hilft uns, das abgegebene Material einfacher zu bewerten und zu dokumentieren. So erhalten Sie auch in Zukunft schneller Zugriff auf Ihre Dokumente.

Den Vordruck für das Ablieferungsverzeichnis finden sie hier. Dieses können Sie gerne digital, aber auch analog ausfüllen.

...dass bestimmte Unterlagen besonders interessant für das Universitätsarchiv sind?

Von Interesse sind Unterlagen aus den Geschäftsprozessen des Präsidiums, zentraler universitärer Gremien, der Zentralen Universitätsverwaltung (ZUV), der Fakultäten, der Institute und Einrichtungen der UdK Berlin sowie von sonstigen der UdK Berlin nahen Einrichtungen. Archivwürdig sind nicht nur klassische Akten, sondern auch elektronische Dokumente, Dateiablagen, Datenbanken, Flugschriften, Karten, Pläne, Zeichnungen, Plakate, Film-, Bild- und Tonmedien.