Alle in der Zentralen Universitätsverwaltung (ZUV), den Fakultäten, Instituten und sonstigen Einrichtungen entstehenden analogen und elektronischen Unterlagen, sind Eigentum der UdK Berlin. Sie müssen nach dem Archivgesetz des Landes Berlin § 4 Abs. 1 dem Universitätsarchiv unverändert zur Übernahme angeboten werden.

Die gesetzlichen bzw. die von der anbietenden Stelle festgelegten, sonstigen Aufbewahrungsfristen finden Sie im Intranet in den Richtlinien über die Aufbewahrung und Aussonderung von Altakten sowie die Archivierung von Urkunden vom 24. März 2025.

Gerne helfen und beraten wir Sie bei Ihren Abgabepflichten. Häufig gestellte Fragen haben wir für Sie folgend zusammengestellt. Sollten dennoch Unklarheiten zum Thema Aufbewahrung, Aussonderung und Anbietung von Altakten (auch bzgl. der Implementierung von DMS) bestehen, schreiben Sie uns gerne eine E-Mail an
archiv_ @udk-berlin.de

oder kommen Sie in unsere Archivsprechstunde, die wir an jedem 1. Mittwoch des Monats von 12 bis 13 Uhr in Raum 210 am Einsteinufer 43 anbieten. 

... dass Sie verpflichtet sind, Ihre Unterlagen abzugeben?

Alle Organe der UdK Berlin sind gesetzlich dazu verpflichtet, dem Universitätsarchiv Altakten und Urkunden anzubieten, die sie für ihre Aufgaben nicht mehr benötigen und deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Die Unterlagen dürfen nicht zurückgehalten, selbstständig ohne Rücksprache vernichtet oder anderweitig veräußert werden.

... dass Sie Ihre Unterlagen über die Poststelle mit Absenderangabe abgeben müssen?

Die Ablieferung über die Poststelle ist für alle Organe der UdK Berlin verpflichtend, um sowohl den offiziellen Dienstweg einzuhalten, als auch die Rechtssicherheit aller Beteiligten zu gewährleisten. Darüber hinaus ist zur Rückverfolgung und zur Klärung von Rückfragen die Angabe des Absenders / der Absenderin essenziell.

... dass Ihre Unterlagen möglicherweise archivwürdig sind?

Jede abgegebene Akte wird vom Universitätsarchiv nach fachlichen Kriterien auf Archivwürdigkeit geprüft. Die Bewertung erfolgt im Austausch mit Ihnen als abgebende Stelle. Die Mitarbeiter*innen des Universitätsarchivs müssen hierfür uneingeschränkt Einsicht in Ihre Unterlagen erhalten.

... dass Sie weiterhin Zugang zu Ihren Altakten behalten?

Damit wir Sie schnell und gezielt mit Informationen aus Ihren alten Unterlagen versorgen können, benötigen wir einige Angaben zu diesen. Ein von Ihnen ausgefülltes Ablieferungsverzeichnis hilft uns, das abgegebene Material einfacher zu bewerten und zu dokumentieren. So erhalten Sie auch in Zukunft schneller Zugriff auf Ihre Dokumente.

Den Vordruck für das Ablieferungsverzeichnis finden sie hier. Dieses können Sie gerne digital, aber auch analog ausfüllen.

... dass bestimmte Unterlagen besonders interessant für das Universitätsarchiv sind?

Von Interesse sind Unterlagen aus den Geschäftsprozessen des Präsidiums, zentraler universitärer Gremien, der Zentralen Universitätsverwaltung (ZUV), der Fakultäten, der Institute und Einrichtungen der UdK Berlin sowie von sonstigen der UdK Berlin nahen Einrichtungen. Archivwürdig sind nicht nur klassische Akten, sondern auch elektronische Dokumente, Dateiablagen, Datenbanken, Flugschriften, Karten, Pläne, Zeichnungen, Plakate, Film-, Bild- und Tonmedien.

... dass es einen Unterschied zwischen Registratur-, Archiv- und Kulturgut gibt?

Bei Registraturgut handelt es sich um Schriftgut, welches im Zuge der laufenden Geschäftsgänge entsteht und für deren Erledigung benötigt wird.

Als Archivgut werden sämtliche durch den Archivar / die Archivarin als dauerhaft aufzubewahren bewertete Unterlagen bezeichnet. Es unterliegt besonderen rechtlichen Bedingungen, u.a. im Hinblick auf die Aufbewahrung.

Kulturgut ist ein materielles oder immaterielles Zeugnis von archäologischer, historischer, künstlerischer oder wissenschaftlicher Bedeutung. Darunter fällt das Archivgut des UdK-Archivs.