UPDATE - Regelungen zum Präsenznotbetrieb an der Universität der Künste Berlin

Regelungen zum Präsenznotbetrieb an der Universität der Künste Berlin Freitag, ab 20.03.2020 Dienstschluss.

Gebäudemanagement 
Der technische Betrieb der Gebäude wird fortgeführt. 

1. Zugang zur Universität
(Die Öffnungszeiten der Gebäude wurden am 27.03.2020 aktualisiert)

Grundsätzlich ist die Universität im Zeitraum des Notbetriebs geschlossen. 
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die aus betriebstechnischen Gründen Zugang zur Universität benötigen, erhalten Zugang über den Pförtner / Hausmeister zu folgenden Zeiten:

  • Ab KW 14 sind die Standorte Bundesallee, Fasanensstraße, Hardenbergstraße 33, Lietzenburger Straße geöffnet von: Mo, Mi, Fr: 10.00 -15.00 Uhr 
  • Einsteinufer ist zunächst Montag bis Freitag von 7-17 Uhr geöffnet für den Notbetrieb der zentralen Verwaltung (festgelegte Mitarbeiter)
  • Geschlossen sind alle anderen Häuser – mit Zugang für die Berechtigten auf den Listen bei Bedarf direkt über Einzelabstimmung mit den Hausmeistern

Die festgelegten Listen, welche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Zugang für betriebstechnische Arbeiten benötigen, liegen an den Pforten. Berechtigungsscheine folgen. 
Die Anzahl der Personen ist auf das unabdingbare Mindestmaß zu beschränken.

2. Erreichbarkeit des Referats Gebäudemanagement und Arbeitssicherheit

  • Zentrale 3185-0 (Mo-Fr- von 10 bis15 Uhr)
  • Leitstelle Hardenbergstr. (24h): 3185 2222

3. Trinkwasserversorgung, Stromversorgung, Heizung
Im Zeitraum des Notbetriebs wird die Trinkwasserversorgung nicht unterbrochen.
Es sind keine Unterbrechungen der Stromversorgung vorgesehen.
Die Heizung wird im Nachtmodus laufen.

4. Beleuchtung/Elektrogeräte
Die Flurbeleuchtung wird zum Teil außer Betrieb genommen. 
Das Abschalten der Beleuchtung in Büros und anderen Räumen wird von den Nutzern selbst vorgenommen.
Bitte schalten Sie alle nicht benötigten Apparaturen, Leuchten, Kühlgeräte etc. ab.
Kühlschränke in den Teeküchen sind zu räumen, abzutauen, vom Netz zu trennen.

5. Gebäudesicherung
Die Sicherung und Kontrolle der Gebäude erfolgt über das Referat Gebäudemanagement.
Die Räume sind durch die Bereiche bis Freitag 20.03.2020 für eine Abwesenheit vorzubereiten und ordnungsgemäß zu hinterlassen. 


Für die Beschäftigten und Dienstkräfte gilt folgende Regelung

  • Die unerlässlichen Aufgaben des Notbetriebs wurden in Abstimmung zwischen Hochschulleitung, Leitungen der Bereiche (Fakultäten / Zentren) und Vorgesetzten definiert. 
  • Soweit Beschäftigte und Dienstkräfte nicht für den Erhalt des Notbetriebs erforderlich sind, bleiben diese zu Hause. Sie halten sich einmal täglich informiert über ihre dienstliche Email-Adresse und die Homepage der UdK. Sie können herangezogen werden, wenn es dienstlich erforderlich ist, zum Beispiel eine Vertretung nötig ist oder eine neue Sachlage entsteht. 
  • Beschäftigte, die für den Notbetrieb vorgesehen sind, übernehmen die ihnen durch die Vorgesetzten zugewiesenen Aufgaben. Wo es möglich ist, wird dies im Homeoffice erledigt. Wo es nötig ist, werden die Aufgaben durch Präsenz am Arbeitsplatz erfüllt. Die Festlegung erfolgte durch die Vorgesetzten in Abstimmung mit den Leitungen der Bereiche und der Hochschulleitung.
  • Die Führungskräfte koordinieren die Aufgabenerfüllung ihrer Bereiche für den Notbetrieb und sind erreichbar. 
  • Die Lohnfortzahlung bleibt für alle Beschäftigten und Dienstkräfte erhalten. 
  • In der Zeit der Notbetriebs sind die Regelungen zur Rahmenarbeitszeit und Kernarbeitszeit ausgesetzt. Zeiten der Präsenz / Erreichbarkeiten werden direkt mit den Vorgesetzten abgestimmt.


Haushaltswesen

  1. Zahlungswirksame Vorgänge (Bestellwesen / Einkauf) sind auf das unbedingt notwendige zu reduzieren.
  2. In der Universität wird der Zahlungsverkehr im Email-Austausch durchgeführt. Die Berechtigten sind informiert.
  3. Fristen für Erstattungen sind mit heutigem Tage aufgehoben, so dass die Erstattungen auch noch eingereicht werden können, wenn der Normalbetrieb wieder aufgenommen wird. 
  4. Die Zentrale Vergabestelle für Liefer-und Dienstleistungen wird vorübergehend geschlossen. 


Studienangelegenheiten

  • Alle anstehenden Prüfungen finden bis auf Weiteres nicht mehr statt. Sie werden zu einem späteren Zeitpunkt angeboten. 
  • Die Berliner Hochschulen haben zudem vereinbart, dass Fristen für Anmeldung sowie Abgabe von Bachelor- und Masterarbeiten, Abschlussarbeiten und vergleichbare Studien- und Prüfungsleistungen sowie Promotionsfristen um zwei Monate verlängert werden. Zu diesen Fristen kann es weitere Anpassungen geben, sollte der Hochschulbetrieb länger aussetzen und dabei auch die Bibliotheken länger geschlossen sein. 
  • Die Annahme von Bewerbungen für einen Studienplatz wird vorübergehend ausgesetzt.
  • Die Bewerbungsfristen ruhen damit ebenfalls. 
  • Eine Information erfolgt über das Campusmanagement und die Homepage.
  • Zu gegebener Zeit werden die Verfahren wieder aufgenommen und in Abstimmung mit den Bereichen entsprechende Zeitpläne abgestimmt, wie eine Aufnahme zum Wintersemester 2020/21 noch erfolgen könnte. 
  • Das IPA bleibt für dringende Anfragen per Mail im Homeoffice erreichbar, die zuständigen Sachbearbeiterinnen sind per Mail zu kontaktieren. 
  • Die Studienberatung und der Study Guide beantworten dringende Anfragen per Mail. 
  • Rückmeldungen sind weiterhin in den bekannten Fristen möglich. Rückmeldesperren können nach Rücksprache mit dem IPA zunächst außer Kraft gesetzt bzw. um ein weiteres Semester verschoben werden, damit die Rückmeldung für das Sommersemester 2020 zunächst erfolgen kann. Fehlende Nachweise und Prüfungsleistungen können zu einem späteren Zeitpunkt nachgereicht werden. Die Versendung der Studienbescheinigungen mit bvg ticket erfolgt gesammelt letztmalig am 31.3.2020. 


Internationales


IT / Systembetreuung

  • Die Systemadministration und die Systemsicherung wird fortgeführt.
  • Störungen oder dringende Bedarfe in den Verwaltungssystemen melden Sie bitte an die bekannte email-Adresse intra-support_ @udk-berlin.de. 
  • Alle Beschäftigten auch in Lehre, Kunst und Wissenschaft informieren Sie sich über die Dienste bitte unter: https://www.oase.udk-berlin.de/oase/ 
  • Die beantragten Homeoffice-Zugänge sind alle eingerichtet. Anträge für ergänzende Homeoffice-Zugänge sind durch die Vorgesetzten an die Kanzlerin und die Personalleiterin zu richten. 


Postzustellung

  • Die interne Postzustellung an die Häuser, die nicht geschlossen sind, bleibt erhalten 

 

Stand: 20. März 2020

 

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