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Schritte im Projekt

Quelle: Katja Borchhardt

Schritte im Projekt

Sie sind Projektleiter/-in, haben für Ihr beantragtes Drittmittelprojekt einen Zuwendungsbescheid vom Zuwendungsgeber erhalten und möchten gerne mit dem Projekt starten.

Damit die Abwicklung der Projekte so reibungslos wie möglich erfolgen kann, halten Sie sich bitte an den Zuwendungsbescheid, der alle Anforderungen des Zuwendungsgebers enthält.

Der Zuwendungsbescheid für Ihr Projekt begründet den Geldfluss und legt die Vorgaben und rechtlichen Rahmenbedingungen für die Verwendung der Mittel fest. Mit der Annahme des Zuwendungsbescheides verpflichten Sie sich als Projektleitung, mit der UdK, diese Regelungen einzuhalten.

Sie müssen selber sicherstellen, dass

  • der Zuwendungszweck erfüllt wird und die Mittel ausschließlich für diesen Zweck verwendet werden,
  • die Einnahmen und Ausgaben notwendig und vollständig dokumentiert werden,
  • die Mittel wirtschaftlich und sparsam entsprechend den geltenden Haushalts-und Zuwendungsbestimmungen verausgabt werden,
  • die Auflagen des Zuwendungsgebers lt. dem Bewilligungsbescheid erfüllt und eingehalten werden.

Dabei sollen die nachfolgenden Ausführungen für Sie eine erste Orientierung sein.

Nähere Angaben zu den einzelnen Punkten finden Sie auf den weiteren Seiten unserer Homepage im Stichwortverzeichnis.

 

Vor dem Projektstart:

  1. Es muss Ihnen für Ihr Projekt ein Zuwendungsbescheid (verbindliche Finanzierungszusage) vorliegen.
  2. Nehmen Sie bitte die Bewilligungsbedingungen/ Vertragsbedingungen sorgfältig zur Kenntnis und richten Sie sich danach.
  3. Prüfen Sie den Finanzierungsplan und beachten Sie, dass dieser grundsätzlich verbindlich ist.

Erst nach der rechtsverbindlichen Annahme der Zuwendung durch die UdK können Sie mit der Projektbearbeitung beginnen.
 
Die Geschäftsstelle Fördermittel wird daher mit Bewilligung Ihres Projektes die vollständigen Unterlagen an Sie, die Fakultät/ den zuständigen Bereich und die Drittmittelverwaltung weiterleiten. Hier erfahren Sie auch Ihre/n Ansprechpartner/in in der Drittmittelverwaltung.
Mit der Übergabe der Unterlagen ist die Zuständigkeit der Geschäftsstelle Fördermittel für das Projekt beendet. Ansprechpartner/in für Sie sind jetzt die Fakultät oder der jeweils zuständige Bereich und die Drittmittelverwaltung.
 
Bei folgenden Aufgaben im Projekt werden wir Sie unterstützen:

  • wir veranlassen für Ihr Projekt die Einrichtung eines Projektkontos, dies erfolgt anhand der Vorgaben aus dem Finanzierungsplan und der Projektanzeige,
  • wir rufen entsprechend Ihren Vorgaben die Mittel beim Zuwendungsgeber ab,
  • wir überwachen die Zahlungseingänge,
  • wir informieren auf Ihre Veranlassung den Zuwendungsgeber z.B. bei Ihren geplanten Umwidmungen, bei Änderungsanträgen oder notwendigen Nachsteuerungen von Personalmitteln,
  • wir geben Ihre eingereichten Rechnungen zur Auszahlung an die Buchhaltung weiter und
  • wir erstellen auf der Basis Ihrer eingereichten Unterlagen die Beleglisten für Ihre Nachweisführung (Zwischen-oder Schlussverwendungsnachweis) gegenüber den Zuwendungsgebern.
     

Das Projekt beginnt, Sie benötigen:

  1. Eine Projektnummer, diese erhalten Sie von Ihrem/Ihrer Drittmittelsachbearbeiter/-in. Alle Einnahmen und Ausgaben in Ihrem Projekt werden über die Projektnummer gebucht.
  2. Den Finanzierungsplan, der als Anlage zum Bewilligungsbescheid Ihnen vorliegt.
  3. Befugnisse, damit Sie im Projekt finanziell tätig werden können (Beschaffungen tätigen, Verträge eingehen, Aufträge auslösen usw.).
    Sie benötigen:
    • Rechtsgeschäftliche Vertretungsmacht, um Verträge abschließen zu können,
    • Bewirtschaftungsbefugnis, um die bewilligten finanziellen Mittel ausgeben zu können,
    • Zeichnungsbefugnisse, damit Sie Rechnungen sachlich und/oder rechnerisch richtig feststellen können
    • Mit Ihrer  Verwaltungsleitung klären Sie die Verteilung der Befugnisse im Projekt. Sollten Sie über keine oder nicht ausreichende Befugnisse im Projekt verfügen, müssen alle Vorgänge/Beauftragungen zunächst durch Ihre Verwaltungsleitung/oder den zuständigen Bereich bearbeitet werden. Erst dann können die Vorgänge an Ihre/-n Drittmittelsachbearbeiterin/-er weitergeleitet werden
  4. Einen Zugriff auf CMS/Intranet – Antrag über die Verwaltungsleitung oder direkt an DVOrg. Im CMS im Bereich Finanzen finden Sie gültige Rundschreiben und Vordrucke.
  5. Finanzielle Mittel – diese werden von Ihrem/Ihrer Drittmittelsachbearbeiter/in beim Zuwendungsgeber angefordert (Mittelanforderung). Setzen Sie sich dazu mit Ihrem/Ihrer Drittmittelsachbearbeiter/-in zeitnah in Verbindung.

Im Laufe des Projektes sind folgende Schritte notwendig:

  1. Als Projektleiter/in sind Sie verantwortlich für die Einhaltung der Vorgaben aus dem Zuwendungsbescheid für Ihr Projekt:

2. Tätigen Sie nur solche Ausgaben, die im Finanzierungsplan vorgesehen sind. Es gilt dabei der Grundsatz, dass die Zuwendung wirtschaftlich und sparsam zu verwenden ist. Beachten Sie bitte bei der Auftragsvergabe grundsätzlich die geltenden Vergaberichtlinien!

  • Sachmittel: Beschaffungen/ Vergaben von Geräten, Ausstattungen, Materialien (Beachtung der Vergaberichtlinien); Grundausstattung wie Computer, Tisch, Stuhl  usw. sind oft nicht förderfähig, Beachten Sie bitte, dass jede Vergabe eines Auftrages für die Projektabrechnung gegenüber dem Zuwendungsgeber zu dokumentieren ist.
  • Inventarisierung – Beschaffungen über 410 Euro (ohne Umsatzsteuer) sind zu inventarisieren,
  • Personalmittel - die Einstellung von hauptberuflichen Personal und studentischen Hilfskräften beantragen Sie bitte über Ihre Fakultätsverwaltung,
  • Abschluss von Dienstleistungen (Honorar- und Werkverträge), über deren Vergabe entscheiden Sie als Projektleitung in eigener Zuständigkeit
  • Durchführung von Reisen (gemäß Bundesreisekostengesetz)

3. Abrechnung der Ausgaben gegenüber dem Zuwendungsgeber - Einreichen der Rechnungen einschließlich aller zahlungsbegründenden Unterlagen beim Drittmittelsachbearbeiter/-in. Beachten Sie bitte, dass die Drittmittelsachbearbeiter/innen keine Prüfung der eingereichten Unterlagen vornehmen, es erfolgen lediglich Stichproben zur Vollständigkeit.

4. Mitteilungspflichten gegenüber dem Zuwendungsgeber, bitte informieren Sie rechtzeitig die den/ die Drittmittelsachbearbeiter/-in, damit diese den Zuwendungsgeber darüber in Kenntnis setzen kann,

5. Mittelanforderung beim Zuwendungsgeber übernimmt in Ihrem Auftrag der/ die Drittmittelsachbearbeiter/-in,

6. Umwidmung von bewilligten Mitteln (falls der Finanzplan aus Ihrer Sicht nicht mehr aktuell ist), eine Umdisponierung  innerhalb des Finanzplanes muss durch den/ die Drittmittelsachbearbeiter/-in in enger Abstimmung mit dem Zuwendungsgeber erfolgen,

7. Zwischennachweis - Berichterstattung gegenüber dem Zuwendungsgeber (Sachbericht, Belegliste).

 

Das Projekt geht zu Ende:

  1. Kostenneutrale Laufzeitverlängerung kann bei Notwendigkeit über Ihren/Ihre Drittmittelsachbearbeiter/in beim Zuwendungsgeber beantragt werden
  2. Restmittel müssen in der Regel an den Zuwendungsgeber zurückgezahlt werden

 

Das Projekt ist abgeschlossen:

  1. Schlussverwendungsnachweis - Berichterstattung gegenüber dem Zuwendungsgeber (Sachbericht, Belegliste), der zahlungsmäßige Nachweis erfolgt durch die Drittmittelsachbearbeiter/innen in Zusammenarbeit mit Ihnen,
  2. Prüfung (Zwischen-oder Schlussprüfung) des Projektes durch den Zuwendungsgeber
    Der/die Drittmittelsachbearbeiter/in begleitet die Prüfung Ihres Projektes durch den Zuwendungsgeber.
    Bitte beachten Sie dabei, dass es bei den Prüfungen immer auch Nachfragen zu Ihren getätigten Ausgaben im Projekt und zu den von Ihnen dazu eingereichten Unterlagen kommen kann.
    Daher ist es besonders wichtig, dass Sie als verantwortliche Projektleitung während der Prüfung Ihres Projektes für die Drittmittelverwaltung zur Verfügung stehen.
  3. Als Projektleiter/in sind Sie auch über das Projektende hinaus bis zur abgeschlossenen Prüfung projektverantwortlich. Erst nach Abschluss der Prüfung und Entlastung der Universität der Künste gilt das Projekt als abgeschlossen.
     

Nähere Ausführungen und Hinweise finden Sie in unserem Stichwortverzeichnis!

Bei allen Fragen wenden Sie sich bitte an Ihre Drittmittelsachbearbeitung. Wir beraten Sie gern.